Adım 2: Oluşturulan XML dosya yani elektronik defter, tüzel kişiler tarafından mali mühür, gerçek kişiler tarafından ise mali mühür veya elektronik imza ile imzalanır. Bu sayede oluşturulan elektronik defterin kaynağının değişmezliği ve bütünlüğü sağlanır. Uyarı: Uyumlu yazılım programları, defterin imzalanmasından sonra oluşan elektronik defteri muhakkak GİB’in yayımlamış olduğu güncel şema ve şematron kontrollerinden geçirmelidir. Bu kontroller, GİB’den onay almış uyumlu yazılım programları aracılığıyla yapılacağından sorumluluk kullanıcıyla birlikte bu onayı alan firmalara aittir. Şema ve şematron kontrollerinden geçmeyen defterin beratı hiçbir şekilde oluşturulmamalıdır. Ayrıca uyumlu yazılım programı alınan hataları toplu ve anlaşılır bir dilde kullanıcıya sunmalıdır. Hatalar düzeltildikten sonra defter yeniden oluşturularak imzalanmalı, şema ve şematron kontrolünden yeniden geçirilerek sürece devam edilmelidir. Şema ve Şematron veya defter oluşturulmadan önce uyumlu yazılımların yaptığı ön kontroller sonucunda çıkan hataların kullanıcılar tarafından düzeltilerek süreçlerin yeniden başlatılması gerekmektedir. Uyumlu yazılımlar kesinlikle kullanıcılarının adına, hata çıkan veriye veya XML de şema/şematron sonucu alınan hataya müdahale edip düzeltme yapmamalıdır. Doğrudan uyarı mesajları ile kullanıcılar yönlendirilmeli ve hatanın kullanıcı tarafından düzeltilmesi sağlanmalıdır.

Not: Uyumlu yazılım firmaları www.edefter.gov.tr sitesinde yer alan e-Defter paketinden güncel şema, şematron ve xslt dosyalarına ulaşabilirler

Sonrası E-defter Oluşturma Süreçleri E-Defter.Org Edefter, Efatura, E-defter, E-fatura ilk ortaya çıktı.

Genel Tebliğ düzenlemelerine göre söz konusu standartlara uygun olarak oluşturulan dosyaların e-defter olarak kabul edilebilmesi için mali mühür ile mühürlenmesi ya da güvenli elektronik imza ile imzalanması ve e-Defter Uygulaması aracılığı ile beratının alınması gerekmektedir. Konu ile iligili detaylı açıklamalar e-Defter Paket dosyası içerisinde bulunan e-Defter Teknik Kılavuz dokümanında açıklanmıştır.

E-Defter dosyaları ilgili kılavuzlarda belirtilen standartlar ve formata uygun biçimde hazırlanır.
Hazırlanan dosya “defter” şema yapısında öngörülen alana yerleştirilir.
Oluşturulan “defter” dosyası mühürlenir ya da imzalanır. (Bu şekilde oluşturulan dosya, mükellefin beratının aldıktan sonra defter olarak saklamak zorunda olduğu dosyadır. Ancak bu dosyanın defter olarak geçerli sayılabilmesi için e-defter beratının alınması zorunludur.)
Mühürlenen ya da imzalanan “defter” dosyasının belli bilgileri alınarak “berat” dosyası oluşturulur.
Berat dosyası mühürlenir ya da imzalanır.
Mühürlü ya da imzalı berat dosyası paketlenir.
Hazırlanan paket edefter.gov.tr adresinde bulunan e-Defter Uygulamasına giriş yapılarak yüklenir ya da web servis aracılığıyla gönderilir.
Berat dosyası Gelir İdaresi Başkanlığı mali mührü ile de mühürlenerek indirilecek biçimde defter sahibinin erişimine açılır. (Erişime açılan e-defter beratı ile imzalı veya mühürlü defter dosyası birlikte elektronik ortamda muhafaza edilecektir.)

Sonrası e-Defter Uygulamasının Teknik Mimarisi E-Defter.Org Edefter, Efatura, E-defter, E-fatura ilk ortaya çıktı.

Kapsama girenler?
1) 2014 veya müteakip hesap dönemleri brüt satış hasılatı 10 milyon TL ve üzeri olan mükellefler kapsama dahil edildi.
Bu ciro şartını 2014 hesap döneminde sağlayan mükellefler, 1 Ocak 2016 tarihinden itibaren, 2015 veya müteakip hesap dönemlerinde sağlayan mükellefler ise ilgilihesap dönemine ilişkin gelir/kurumlar vergisi beyannamesinin verileceği tarihi takip eden hesap döneminin başından itibaren e-defter ve e-fatura uygulamasına geçmek zorundalar. Buna göre, 2015 brüt satış hasılatı 10 milyon TL’yi aşan mükelleflerin 1 Ocak 2017 tarihinde e-fatura ve e-defter kullanması gerekiyor.
2) Özel Tüketim Vergisi Kanunu’na ekli I sayılı listedeki malların imali, ithali, teslimi vb. faaliyetleri nedeniyle Enerji Piyasası Düzenleme Kurumu’ndan (EPDK) lisans alan mükellefler, herhangi bir ciro sınırı olmaksızın kapsama dahil edildi. Ancak, bayilik lisansı olan mükellefler, münhasıran bu lisansa sahip olmaları nedeniyle zorunluluk kapsamında değerlendirilmeyecek.
20 Haziran 2015 tarihinden önce, lisans alan veya mükellefiyet tesis ettirenler 1 Ocak 2016 tarihinden itibaren, 20 Haziran 2015 tarihinden sonra lisans alan veya mükellefiyet tesis ettirenler ise lisans aldıkları ya da mükellefiyet tesis ettirdikleri tarihi izleyen hesap döneminin başından itibaren elektronik fatura ve elektronik defter uygulamasına geçmek zorundalar. Ancak, lisans ya da mükellefiyet tesis tarihi ile izleyen hesap dönemi arasındaki sürenin üç aydan kısa olması halinde isteyen mükellefler bir sonraki hesap döneminin başından itibaren elektronik defter tutabilecekler ve e-fatura uygulamasına geçebilecekler.
3) Özel Tüketim Vergisi Kanunu’na ekli III sayılı listedeki malları imal, inşa ve ithal eden mükellefler de herhangi bir ciro sınırı olmaksızın kapsama dahil edildi.
Bunların uygulamaya geçme tarihleri ise bir üst başlıkta açıklandığı şekilde tespit edilecek.

İşlemlerde zorunluluk
E-fatura uygulamasına kayıtlı olan mükelleflerin, Katma Değer Vergisi Kanunu’nun 11. maddesi kapsamındaki mal ihracı ve yolcu beraberi eşya ihracı (Türkiye’de ikamet etmeyenlere KDV hesaplanarak yapılan satışlar) kapsamında fatura düzenleyecekleri faturaların 1 Ocak 2016 tarihinden itibaren e-fatura olarak düzenlenmesi zorunlu hale getirildi.
Kapsam gittikçe genişliyor. Uygulama zor ve maliyetli. Şimdiden hazırlıklı olmakta fayda var. Yakın bir gelecekte tüm mükellefler e-fatura ve e-defter uygulaması kapsamına alınacak. Bizden söylemesi!

Sonrası E-defter ve E-fatura Kapsamına Girenler E-Defter.Org Edefter, Efatura, E-defter, E-fatura ilk ortaya çıktı.

a) http://www.efatura.gov.tr/ internet adresinde yer alan “e-fatura Uygulaması Başvuru Formu ve Taahhütnamesi” doldurularak yetkili kişi veya kişiler tarafından imzalanacaktır,

b) Tüzel kişi mükellefler için “Elektronik Mali Mühür Sertifika Sahibi Taahhütnamesi” doldurularak yetkili kişi veya kişiler tarafından imzalanacaktır,

c) Gerçek kişi mükelleflerin 15.1.2004 tarihli ve 5070 sayılı Elektronik İmza Kanunu hükümleri çerçevesinde üretilen nitelikli elektronik sertifikaya sahip olmaları. Uygulamadan yararlanmak isteyen mükellefler aşağıda yer alan belgeler ile Gelir İdaresi Başkanlığı’na yazılı olarak başvuruda bulunacaktır.

a) “e-Fatura Uygulaması Başvuru Formu ve Taahhütnamesi” nin imzalı aslı,

b) Tüzel kişi mükellefler tarafından “Elektronik Mali Mühür Sertifika Sahibi Taahhütnamesi” nin imzalı aslı,

c) Şirket kuruluş sözleşmesi Ticaret Sicil Gazetesinde 1.10.2003 tarihinden önce yayımlanmış ise ilgili ticaret sicil gazetesinin noter onaylı örneği veya aslının getirilmesi halinde Başkanlıkça onaylanmak üzere fotokopisi, (Sonradan unvan değişikliği yapılması halinde en son unvanın ilan edildiği ticaret sicil gazetesinin noter onaylı örneği veya aslının getirilmesi halinde Başkanlıkça onaylanmak üzere fotokopisi.)

d) Başvuru formuna tüzel kişi mükelleflerin adına imza atan kişi veya kişilerin yetkili olduğunu gösteren noter onaylı imza sirküleri örneği veya aslının getirilmesi halinde Başkanlıkça onaylanmak üzere fotokopisi.

Sonrası E-defter Başvuruları Nasıl Yapılacak E-Defter.Org Edefter, Efatura, E-defter, E-fatura ilk ortaya çıktı.